Com es poden planificar serveis i esdeveniments quan tota la informació és en un ERP, però necessites visualitzar-la en un calendari? Aquest era el repte de Gomeralia, una empresa de càtering que gestiona pressupostos per a serveis que tenen lloc en dates i horaris concrets.
A DMS3 hem desenvolupat una integració entre Holded, Google Calendar i Google Drive que permet traslladar automàticament la informació dels pressupostos al calendari, identificar els diferents tipus d’esdeveniments i mantenir les dades actualitzades.
Una solució a mida que demostra com connectar eines que una empresa ja utilitza pot ajudar a simplificar-ne la gestió diària.
El repte: gestionar pressupostos també vol dir gestionar dates
Per a una empresa de càtering com Gomeralia, cada pressupost està vinculat a un possible servei: un casament, un esdeveniment corporatiu o qualsevol altra celebració. I cadascun d’aquests serveis té una cosa en comú: té lloc en un dia i un horari determinats.
Per això, quan arriba una nova sol·licitud, no n’hi ha prou amb consultar els pressupostos existents. També cal saber quins altres serveis hi ha previstos per a aquella data i en quin estat es troben.
Gomeralia utilitza Holded com a ERP per gestionar els seus pressupostos, però necessitava una manera de visualitzar aquesta informació en un calendari.
Tot i que els pressupostos contenen dades relacionades amb la data del servei, Holded no oferia la vista temporal que l’empresa necessitava per organitzar la seva activitat.
El repte no era substituir el seu sistema de gestió, sinó aconseguir que la informació que ja contenia es pogués consultar d’una manera més pràctica.
La solució: connectar Holded amb Google Calendar
Des de DMS3 vam plantejar una solució basada en una idea senzilla: si Google Calendar ja és l’eina que s’utilitza per planificar, per què no portar-hi la informació dels pressupostos?
En lloc de desenvolupar una nova plataforma de planificació, vam crear una integració ERP a mida que connecta els pressupostos de Holded amb Google Calendar.
D’aquesta manera, els serveis pressupostats apareixen directament al calendari, situats en la data i l’horari corresponents.
I el més important: no cal esperar que un pressupost estigui acceptat per visualitzar-lo. La informació pot aparèixer al calendari des que s’està preparant el pressupost, cosa que permet tenir presents tant els serveis confirmats com els que encara estan pendents.
Un calendari organitzat per tipus de servei
La integració no es limita a crear esdeveniments automàticament. També permet diferenciar-los visualment mitjançant un sistema de colors.
Cada tipus de servei està associat a un compte comptable a Holded, i aquesta classificació s’utilitza per assignar un color als esdeveniments de Google Calendar.
Per exemple:
- Rosa: casaments.
- Blau: esdeveniments d’empresa.
- Altres colors: diferents categories de serveis.
Així, amb un sol cop d’ull al calendari, Gomeralia pot identificar quin tipus d’esdeveniments té previstos i com es distribueixen al llarg dels dies.
Tota la informació del pressupost, accessible des del calendari
Perquè el calendari sigui realment útil, cada esdeveniment incorpora informació rellevant del pressupost al qual està vinculat.
Entre altres dades, s’hi inclouen:
- El nom del client i la referència del pressupost al títol de l’esdeveniment.
- La data i l’horari del servei.
- Una descripció amb la informació bàsica del pressupost.
- Un enllaç al document del pressupost emmagatzemat a Google Drive.
Això permet consultar els detalls d’un servei directament des de Google Calendar i accedir a la seva documentació sense haver-la de buscar manualment.
La integració, per tant, connecta tres eines: Holded com a sistema de gestió, Google Calendar com a espai de planificació i Google Drive com a accés a la documentació.
Una integració que manté la informació actualitzada
Un dels aspectes més importants del projecte és que la connexió entre Holded i Google Calendar no consisteix simplement a copiar informació.
La integració permet identificar quin esdeveniment del calendari correspon a cada pressupost de Holded.
Gràcies a aquesta vinculació, quan es modifica un pressupost, el sistema pot detectar el canvi i actualitzar la informació de l’esdeveniment corresponent.
Per exemple, si canvia la data prevista d’un servei, l’esdeveniment es pot traslladar al nou dia a Google Calendar, mantenint la relació amb el pressupost original.
La solució també té en compte els diferents estats dels pressupostos, com ara pendents o acceptats, perquè la planificació reflecteixi la seva situació.
D’aquesta manera, Holded continua sent el punt d’origen de la informació, mentre que Google Calendar ofereix una visualització adaptada a les necessitats operatives de Gomeralia.
Tot plegat sense haver d’introduir manualment les mateixes dades en diferents eines.
El resultat: una planificació més àgil i connectada
Gràcies a aquesta integració, Gomeralia pot visualitzar tots els seus serveis pressupostats en un calendari, identificar ràpidament la seva tipologia i estat, i accedir a la informació de cada esdeveniment des d’un mateix lloc.
A més, l’actualització automàtica de les dades evita duplicar tasques i facilita la coordinació dels serveis.
Aquest projecte demostra que no sempre cal incorporar noves eines per millorar els processos d’una empresa. De vegades, la clau és connectar les que ja utilitza.
