¿Cómo se pueden planificar servicios y eventos cuando toda la información está en un ERP, pero necesita visualizarla en un calendario? Este era el reto de Gomeralia, una empresa de catering que gestiona presupuestos para servicios que tienen lugar en fechas y horarios concretos.
En DMS3 hemos desarrollado una integración entre Holded, Google Calendar y Google Drive que permite trasladar automáticamente la información de los presupuestos al calendario, identificar los diferentes tipos de eventos y mantener los datos actualizados.
Una solución a medida que demuestra cómo conectar herramientas que una empresa ya utiliza puede ayudar a simplificar su gestión diaria.
El reto: gestionar presupuestos también significa gestionar fechas
Para una empresa de catering como Gomeralia, cada presupuesto está vinculado a un posible servicio: una boda, un evento corporativo o cualquier otra celebración. Y cada uno de estos servicios tiene algo en común: tiene lugar en un día y un horario determinados.
Por eso, cuando llega una nueva solicitud, no basta con consultar los presupuestos existentes. También es necesario saber qué otros servicios hay previstos para esa fecha y en qué estado se encuentran.
Gomeralia utiliza Holded como ERP para gestionar sus presupuestos, pero necesitaba una manera de visualizar esta información en un calendario.
Aunque los presupuestos contienen datos relacionados con la fecha del servicio, Holded no ofrecía la vista temporal que la empresa necesitaba para organizar su actividad.
El reto no era sustituir su sistema de gestión, sino conseguir que la información que ya contenía se pudiera consultar de una manera más práctica.
La solución: conectar Holded con Google Calendar
Desde DMS3 planteamos una solución basada en una idea sencilla: si Google Calendar ya es la herramienta que se utiliza para planificar, ¿por qué no llevar allí la información de los presupuestos?
En lugar de desarrollar una nueva plataforma de planificación, creamos una integración ERP a medida que conecta los presupuestos de Holded con Google Calendar.
De esta manera, los servicios presupuestados aparecen directamente en el calendario, situados en la fecha y el horario correspondientes.
Y lo más importante: no hace falta esperar a que un presupuesto esté aceptado para visualizarlo. La información puede aparecer en el calendario desde que se está preparando el presupuesto, lo que permite tener presentes tanto los servicios confirmados como los que aún están pendientes.
Un calendario organizado por tipo de servicio
La integración no se limita a crear eventos automáticamente. También permite diferenciarlos visualmente mediante un sistema de colores.
Cada tipo de servicio está asociado a una cuenta contable en Holded, y esta clasificación se utiliza para asignar un color a los eventos de Google Calendar.
Por ejemplo:
- Rosa: bodas.
- Azul: eventos de empresa.
- Otros colores: diferentes categorías de servicios.
Así, con un solo vistazo al calendario, Gomeralia puede identificar qué tipo de eventos tiene previstos y cómo se distribuyen a lo largo de los días.
Toda la información del presupuesto, accesible desde el calendario
Para que el calendario sea realmente útil, cada evento incorpora información relevante del presupuesto al que está vinculado.
Entre otros datos, se incluyen:
- El nombre del cliente y la referencia del presupuesto en el título del evento.
- La fecha y el horario del servicio.
- Una descripción con la información básica del presupuesto.
- Un enlace al documento del presupuesto almacenado en Google Drive.
Esto permite consultar los detalles de un servicio directamente desde Google Calendar y acceder a su documentación sin tener que buscarla manualmente.
La integración, por lo tanto, conecta tres herramientas: Holded como sistema de gestión, Google Calendar como espacio de planificación y Google Drive como acceso a la documentación.
Una integración que mantiene la información actualizada
Uno de los aspectos más importantes del proyecto es que la conexión entre Holded y Google Calendar no consiste simplemente en copiar información.
La integración permite identificar qué evento del calendario corresponde a cada presupuesto de Holded.
Gracias a esta vinculación, cuando se modifica un presupuesto, el sistema puede detectar el cambio y actualizar la información del evento correspondiente.
Por ejemplo, si cambia la fecha prevista de un servicio, el evento se puede trasladar al nuevo día en Google Calendar, manteniendo la relación con el presupuesto original.
La solución también tiene en cuenta los diferentes estados de los presupuestos, como pendientes o aceptados, para que la planificación refleje su situación.
De esta manera, Holded continúa siendo el punto de origen de la información, mientras que Google Calendar ofrece una visualización adaptada a las necesidades operativas de Gomeralia.
Todo ello sin tener que introducir manualmente los mismos datos en diferentes herramientas.
El resultado: una planificación más ágil y conectada
Gracias a esta integración, Gomeralia puede visualizar todos sus servicios presupuestados en un calendario, identificar rápidamente su tipología y estado, y acceder a la información de cada evento desde un mismo lugar.
Además, la actualización automática de los datos evita duplicar tareas y facilita la coordinación de los servicios.
Este proyecto demuestra que no siempre es necesario incorporar nuevas herramientas para mejorar los procesos de una empresa. A veces, la clave es conectar las que ya utiliza.
