4 eines per editar i compartir documents fent teletreball

per | 16-03-2020 | Blog de comunicació i màrqueting digital

La setmana passada parlàvem d’eines per fer videoconferències i evitar reunions. És una pota important del teletreball, però no ho és tot. A la feina, la major part del temps no estem reunits. Estem editant, llegint, compartint, refent documents. Documents de text, fulls de càlcul, presentacions…

Ara que estem forçats a fer teletreball, necessitem poder compartir documents i treballar-hi plegats. Nosaltres fa temps que practiquem el teletreball. De fet, mirem de ser a casa del client que ens convingui, però tenim tota l’oficina a l’abast de la mà. Moltes empreses ara s’han hagut d’empescar com fer teletreball a correcuita. El problema és precisament com fer-s’ho per poder compartir i treballar amb els documents.

Hi ha diverses solucions al mercat que són operatives i perfectament viables. Ens centrem en les que fem servir i hem pogut provar amb prou profunditat.

Nosaltres hem valorat les solucions tenint en compte aquesta situació de fer teletreball amb urgència. Hem considerat:

  • Funcionalitat: necessites editar i compartir documents en línia o simplement necessites editar documents.
  • Facilitat d’accés
  • Facilitat d’adaptació de l’usuari

Si necessites editar i compartir documents a la xarxa

Aquestes tres solucions estan pensades per compartir els documents i permetre l’edició simultània: Microsoft Office 365, Google G-Suite i iCloud.

Microsoft Office 365,
si tens Office a la feina i et vols sentir com a la feina

Microsoft Office 365
Microsoft Office 365

És la solució per antonomasia. De la nostra generació ningú fa servir un full de càlcul sinó un Excel. No conec gaires persones que facin un document de text enlloc d’un Word i fins i tot nosaltres fem Powerpoints d’aquells de Google.

Molts han fet servir versions pirates de Microsoft Office. L’avantatge actual de Microsoft Office 365: és gratuït amb espai limitat si es fa servir la versió “només per a web”.

A partir d’aquí hi ha l’opció de saltar a versions de pagament. A banda de permetre la modalitat web, inclouen també el programa instal·lable.

Permet editar simultàniament els documents compartits.

És la millor opció per empreses amb Office i que necessiten estar operatives el més ràpid possible. Si ets usuari d’Office, et sentiràs com a la feina.

Atenció, si tens contractat Office 365 a la feina, és molt possible que puguis accedir-hi des de fora amb facilitat.

Pots fer-lo servir des de https://www.office.com/

G-Suite,
pels que som de Gmail

g-suite o google drive
El menú d’aplicacions de G-suite

L’avantantge principal és que qualsevol usuari de Gmail hi té accés. Per això és molt ràpid de poder-lo fer servir.

G-Suite és l’eina que nosaltres fem servir internament a DeMomentSomTres per crear els nostres documents. L’utilitzem la modalitat de pagament. D’aquesta manera podem fer servir el nostre domini enlloc del de Gmail.

Ens agrada que està completament al núvol però ens permet documents descarregats a l’ordinador. Els sincronitza per mitjà de Google File Stream que funciona molt bé.

Es tracta d’una eina que cada dia té més notorietat perquè gairebé tot l’alumnat la fa servir per fer les seves tasques escolars i per fer treballs en grup donat que permet l’edició automàtica de documents.

Proporciona un servei d’allotjament de fitxers al núvol, el famós Google Drive, que resulta molt econòmic per a empreses amb més de 5 usuaris. Per un cost mensual de menys de 10€ per usuari tens espai il·limitat d’allotjament.

Permet des de fa un temps l’edició de documents Office de forma nativa. És força còmoda. Ara bé, la millor manera d’editar un document d’Office és l’Office.

Ens n’agrada molt la integració que té amb GMail. Permet un model de seguretat força sòlid i comprensible basat en unitats compartides.

És una alternativa ideal per empreses que comencen amb aquesta plataforma o no estan molt lligades a la seva competidora que és Microsoft Office. Va molt bé per empreses joves perquè tots els estudiants en saben.

Pots entrar-hi a https://drive.google.com/

iCloud,
la suite online de Mac però per a tothom

iCloud, suite ofimàtica per Mac
iCloud, suite ofimàtica en format web

Els que som usuaris de can Apple, ja fa dies que coneixem l’iCloud perquè hi guardem les fotos o els contactes.

iCloud és una bona solució d’ofimàtica per a qualsevol mena d’usuari. Permet editar de manera compartida documents de text, presentació i full de càlcul.

No és imprescindible tenir un dispositiu Apple. Compta amb la versió només web que permet fer servir l’editor de text (Pages), el full de càlcul (Numbers) i les presentacions (Keynote). Aquesta versió no té cap limitació operativa. Només ofereix 1GB d’espai d’allotjament per fitxers. Aquest espai augmenta fins a 5GB pels propietaris d’algun dispositiu Apple.

A partir de 5GB l’espai addicional és de pagament. Tenim la sensació que és el que és més competitiu. No ho hem estudiat prou perquè són figues d’un altre paner.

Malgrat això no es tracta d’una solució amb gaire implantació en el nostre entorn. Nosaltres que sóm molt de Mac, i creiem que és la versió més bonica, no la fem servir perquè no en tenim costum tot i que les exportacions cap a Microsoft Office són espectaculars.

Pots accedir-hi a https://www.icloud.com.

Si només et cal editar documents i no tens llicències

LibreOffice,
la suite ofimàtica en codi obert

LibreOffice la suite ofimàtica en codi obert
LibreOffice la suite ofimàtica en codi obert

Segurament et soni a xinès perquè fins fa poc la coneixíem com a OpenOffice fins que Oracle es va quedar la marca. Es tracta de la solució ofimàtica en codi obert per exel·lència que es pot instal·lar en qualsevol plataforma d’ordinador (Linux, Windows i Mac).

Té però dos inconvenients importants: requereix que la tinguis instal·lada a l’ordinador i, l’inconvenient principal, només resol la part d’edició i no la compartició de fitxers de manera que cal complementar-ho amb alguna solució d’emmagatzematge de fitxers.

Malgrat que té capacitat per llegir i escriure en els formats típics de Microsoft Office, sempre es tracta de traduccions i canvis de formats que, en determinats casos poden donar alguns problemes de compatibilitat. Cada cop, però, són menys.

Pots descarregar-la gratuïtament de https://ca.libreoffice.org/

Arxius