5 eines per fer videoconferències i evitar reunions presencials

per | 11-03-2020 | Blog de comunicació i màrqueting digital

No anem a Milà tan sovint com voldríem. Ni a Seattle ni a Bilbao. Perquè tot i que ens agrada moltíssim voltar pel món, a vegades una reunió de dues hores no justifica un bitllet d’avió i unes quantes nits d’hotel. Això ens ha fet uns grans coneixedors de les principals eines de videoconferències, tant les que ja tenim integrades al mòbil o a l’ordinador com les que tenen un nivell de complexitat més alt.

Aquestes eines es fan imprescindibles quan les circumstàncies porten a practicar el teletreball. I en el cas de substituir reunions formals, ens hem d’assegurar que a més integrin opcions de privacitat (si es fa una convocatòria massiva de participants) i compartició de pantalla.

Tot i que al mercat ja en podem trobar més d’una desena que són perfectament viables, ens centrem en aquestes cinc perquè les utilitzem i hem pogut fer-ne ús intensiu. Avisem que és un post per a l’ús diari de teletreball, no per a l’ús de gravació de continguts de vídeo i tutorials. Això és una història diferent que explicarem en una altra ocasió.

1. Skype, la videoconferència per defecte

Potser la primera a fer-se mundialment coneguda, Skype és el que és el Kleenex als mocadors de paper. Per tothom fer un skype vol dir fer una trucada amb vídeo sigui quina sigui l’eina que fem servir realment. Des del 2011 és part de Microsoft, això vol dir que necessitarem un usuari de les seves plataformes (a què pertany Outlook i per tant hotmail).

El drama de Skype és que cal descarregar-lo i accedir-hi amb usuari i contrasenya de l’entorn Outlook (que aixequi la mà qui se’n recorda del compte de hotmail a l’era de gmail). A més, buscar la persona a qui vols trucar no és senzill i la cosa acaba moltes vegades amb una sèrie de correus o whatsapps que esgota el temps i la paciència que t’havies reservat per la videoconferència.

Malgrat tot, hem de dir que funciona prou bé, que la qualitat és bona amb una connexió estàndard i que permet fer reunions fins a 10 usuaris a la vegada. En fi, és ideal per la gent que ja fa anys que la coneixem i sabem de les seves peculiaritats.

Descarrega l’eina en aquest enllaç: https://www.skype.com/es/get-skype/

Videotrucada per Skype
Aquí es veu la gent molt estupenda i somrient. Però, en els inicis de Skype, quan encara tot ens sonava a ciència-ficció i no érem conscients del que es veia en pantalla, era un espectacle tot el que es podia veure per darrere. Ara, per sort, la tecnologia permet difuminar el fons.

2. Hangouts, l’opció de Google

Estem a l’era del Gmail i de Google. Ja ho he dit més amunt. Per tant, tenen la seva pròpia eina que s’integra amb la suite del Gmail. Però com tot a Google, o pot ser pura meravella o un gran desgavell. Jo m’inclino en aquest cas per la segona opció. Cada vegada que faig un Hangouts amb algú, m’han canviat l’entorn i no trobo els botons de compartir pantalla, afegir gent a la reunió… És fins i tot difícil accedir-hi per primera vegada. Molta paciència.

Indubtablement el que té de bo és que no es necessita baixar una app específica i va vinculat a un compte de gmail. Així les reunions virtuals es generen directament en les reunions agendades al Google Calendar (que ja ofereixen un enllaç per defecte a un hangout, tant si es fa servir com si no) Es veu bé en múltiples dispositius i permet fer reunions de fins a 10 usuaris a la vegada.

Si t’has decidit per aquesta eina, segueix l’enllaç: https://hangouts.google.com/

google-hangouts-videocall
Arribar a aquesta pantalla és fàcil. Ara bé, passar d’aquí i fer servir opcions avançades de compartir pantalla és una aventura de donar permisos a l’ordinador només apta per a gent valenta.

3. Facetime per als mac addictes

Aquesta opció ve integrada ja en tots els dispositius Apple. És una gran restricció perquè deixa fora tot l’univers Android i afins, però és que és així des dels inicis dels temps i molt abans del WhatsApp. Encara me’n faig creus que hi hagi gent que encara no sàpiga que existeix aquesta eina i no la faci servir compulsivament. Per mi, és l’opció per defecte de missatgeria i trucades si estic en zona wifi, esclar. A més, sol funcionar en països que normalment les trucades de WhatsApp estan restringides. Per tant, és molt útil fora de zona roaming UE i amb bones connexions de wifi. Oblida-te’n si no hi ha bona cobertura.

Permet trucades en grup i compartir pantalla, però no és gens senzill perquè cal fer-ho a través de l’iMessage. L’altra feblesa que hi hem detectat és que no permet tenir un enllaç per compartir i poder entrar a la reunió directament. Així que és una eina que funciona molt bé en l’ús diari i espontani però no per programar reunions.

Si ets propietari d’un mac i/o iPhone, accedeix aquí al Facetime: https://support.apple.com/es-es/HT204380

Videoconferència Facetime
Facetime, només per la tribu d’iPhones, és una solució molt vàlida si es vol substituir una trucada de veu per una trucada amb vídeo integrat. Molts humans ja ens hi hem acostumat, com es veu a la imatge amb la naturalitat que estan mantenint la conversa.

4. Zoom, cap a la videoconferència professional

A diferència d’altres aplicacions de videotrucada al núvol, aquesta eina va ser pensada per enfocar-se en el sector professional. Tant és així, que n’hi ha prou amb fer-la servir uns minuts per notar que les seves funcionalitats no estan fetes per competir amb aplicacions de videotrucades convencionals. I sí, cal descarregar l’app que va de meravella.

El pla gratuït de Zoom ofereix més del que normalment necessitem. Amb el pla Bàsic (gratuït) pots fer videotrucades amb fins a 100 participants, però tindràs un límit de 40 minuts per reunió. I sí, hi ha versió de pagament. De fet, hi ha 4 plans a partir de 13,99€ al mes/usuari. Amb això, les reunions de més de 3 persones podran durar un temps il·limitat, però, amb sinceritat, molt a favor de les reunions formals de 40 minuts i prou. I a més, hi ha el xat de suport que funciona molt bé també de manera gratuïta.

Si el que necessites és un plus de formalitat en les teves videoconferències, accedeix a Zoom aquí: https://zoom.us/

Zoom, solució de videoconferència per a professionals
En l’utilitzar les eines adequades podràs fer una impressió molt més professional als teus clients. I a més, porta incorporat aquest look hípster de Palo Alto que ens agrada tant.

5. Jitsi, l’opció lliure professional

Jitsi és una meravella. És fàcil, intuïtiu, no requereix identificació i a més, no t’has de baixar cap app! És tan fàcil entrar i crear una reunió i compartir-la amb un enllaç que és perillós pel fet que et pots oblidar que tens una reunió oberta al navegador… També es pot protegir la reunió amb contrasenya perquè només hi pugui entrar qui hi hagi d’entrar.

Només en puc dir bones coses. És gratuït 100%, en totes les seves opcions. També hi ha la possibilitat d’utilitzar-lo amb app tant a l’ordinador com a dispositius mòbils. El problema, que és cert que en té alguns, és que no sempre funciona del tot bé quan la velocitat no està garantida.

Accedeix-hi amb un simple clic que ja et porta a crear la reunió: https://meet.jit.si/

Si encara no te’n has sortit, hem preparat aquest tutorial: Com fer servir Jitsi

Jitsi, l'opció de videoconferència professional gratuïta
Aquests dies que estem obligats a fer teletreball, l’equip de dms3 ens trobem per jitsi de manera informal. Ara bé, quan ens hem de posar guapos i formals ens hi posem per Jitsi i per on faci falta.

Bonus track: consells bàsics de comportament per Videoconferència

  1. Quan t’hagin convidat a una reunió amb una eina que no coneixes, arriba 10 minuts abans per situar-te i donar permisos a la càmera i micròfon. Com si t’haguessin convocat a una reunió física a un lloc que no coneixes. Segur que hi arribaries abans per buscar aparcament i situar-te, oi? Doncs el mateix.
  2. Assegura’t que si fas servir airpods o similars estiguin connectats amb l’ordinador. Si no, t’arrisques que els deu primers minuts sigui una conversa estúpida sobre si et senten o no.
  3. Busca’t un lloc de la casa que sigui tranquil. T’asseguro que el soroll de la rentadora és molt molest a l’hora de repassar pressupostos. Perdràs credibilitat.
  4. Avisa als espontanis que no facin precisament d’espontanis. Res de passejar-se en gallumbos pel radi d’acció de la càmera.
  5. Només activa la càmera quan tinguis clar que el que tens darrere teu és decent. Si estàs a casa, treu l’estenedor de la roba. Ningú n’ha de fer res dels teus trajos de làtex. Pensa que hi ha eines que tenen l’opció de difuminar el fons. Fes-ho servir i estalvia’t problemes.
  6. Quan hagis acabat surt de la reunió. Assegura’t de tancar l’aplicació. Que la càmera i el micro quedin apagats, que tothom sap que els carrega el diable.

Per últim, aquí deixo un gran exemple de com acabar amb la credibilitat d’un gran professional fent una videoconferència des de casa. És el meu heroi. Sobretot per haver-se clenxinat d’aquesta manera i portar corbata per acabar així. Bravo.

Arxius