La Montserrat gestionava les seves comandes a través de WooCommerce, però el procés de crear manualment els contactes i les factures per cada comanda era lent i ple d’inconvenients. A mesura que el seu negoci creixia, aquesta càrrega manual es va fer insostenible. La solució que necessitava passava per integrar WooCommerce amb Quipu, el seu ERP.
La digitalització, malgrat ser un terme tan usat, no deixa de ser una realitat per a les empreses que volen seguir avançant en un món cada cop més automatitzat. Integrar sistemes i aplicacions és una necessitat més que una opció, una peça fonamental per evitar el desgast de processos manuals i els inevitables errors humans.
A DeMomentSomTres, utilitzem Make (abans conegut com a Integromat) per aconseguir que els nostres clients automatitzin processos i redueixin l’entrada manual de dades, en un entorn on la velocitat és crucial. En aquest article, compartirem com vam aconseguir integrar WooCommerce amb Quipu, per automatitzar la creació de contactes i factures, eliminant el desgast d’un procés manual i augmentant l’eficiència d’un client que no vol perdre temps amb tasques repetitives.
La solució amb Make
A través de Make, hem creat un flux de treball personalitzat per a la Montserrat. El procés de treball s’ha definit en els següents passos:
- Recuperar les comandes: el primer pas ha estat establir una connexió amb WooCommerce per recuperar les comandes completes. Hem aplicat filtres per assegurar-nos que només es recuperin les comandes i totes les seves dades necessàries, evitant duplicats.
- Abans de passar-les a l’ERP ha sigut necessari utilitzar diversos mòduls per tractar les comandes, facilitant així la manipulació de les dades.
- Crear o actualitzar contactes: a través de Quipu, hem automatitzat la creació i actualització de contactes. Si el contacte ja existeix s’actualitza a l’ERP; si no, es crea un nou contacte automàticament. Aquesta part del flux s’ha gestionat mitjançant filtres a Make, que permeten aplicar condicions (crear o actualitzar) segons la situació del contacte.
- Generació de la factura: un cop creat o actualitzat el contacte, es genera la factura per la comanda a través de Quipu. Això permet al client automatitzar la tasca de facturació, millorant la velocitat i reduint els errors humans.
- Actualització de WooCommerce: un cop es genera la factura a Quipu, el flux retorna a WooCommerce per actualitzar l’estat de la comanda informant del número de factura generat a Quipu, tancant el procés de manera completa i automàtica.
Els beneficis
- Reducció d’errors: el flux automatitzat elimina els errors derivats de la manipulació manual de les dades, millorant la precisió del sistema de gestió.
- Estalvi de temps: el temps dedicat a tasques manuals s’ha reduït considerablement, cosa que permet al client enfocar-se en activitats més estratègiques, com la gestió comercial i l’expansió del negoci.
- Escalabilitat: ara, amb un procés completament automatitzat, l’empresa pot escalar sense necessitat de sumar més recursos humans per gestionar l’augment de comandes i factures.
Per què utilitzem solucions no-code?
A DeMomentSomTres, creiem fermament que la tecnologia no ha de ser un obstacle per les empreses, sinó una eina per facilitar-nos la vida. Per això, també treballem amb solucions no-code com Make, que ens permeten automatitzar fluxos de treball poderosos sense la necessitat de desenvolupament a mida per a cada client.
Les solucions no-code ens proporcionen una flexibilitat extrema i ens permeten accelerar la implementació de solucions, evitant les complicacions tècniques i els costos associats amb el desenvolupament personalitzat. Aquesta metodologia no només estalvia temps, sinó que també millora la resposta de les empreses davant els canvis, sense que necessitin una infraestructura tecnològica complexa.
Així, com a experts en la creació de solucions no-code, optimitzem recursos, accelerem processos i donem als nostres clients eines escalables que poden créixer conjuntament amb el seu negoci. La tecnologia ha de ser l’eina que permeti als nostres clients centrar-se en el que realment importa: el seu negoci.
Si necessites integrar aplicacions, automatitzar processos o simplement volen agilitzar operacions, contacta amb nosaltres i et mostrarem com fer-ho de manera fàcil i eficient.
