Seleccionar página

Teletrabajo: 4 herramientas para editar y compartir documentos

por | 16-03-2020 | Blog de comunicación y márketing digital

La semana pasada hablábamos de herramientas para realizar videoconferencias y evitar reuniones. Se trata de un pilar importante del teletrabajo, pero no lo es todo. En el trabajo, la mayor parte del tiempo no estamos reunidos. Estamos editando, leyendo, compartiendo, rehaciendo documentos. Documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones …

Ahora, como estamos forzados a hacer teletrabajo, necesitamos poder compartir documentos y trabajar juntos. Nosotros hace tiempo que practicamos el teletrabajo. De hecho, en nuestro caso, siempre necesitamos tener toda la oficina al alcance de la mano, por lo que ya estamos acostumbrados. Ahora, muchas empresas se las han tenido que ingeniar para hacer teletrabajo a toda prisa. El problema es precisamente cómo hacerlo para poder compartir y trabajar con los documentos.

Existen varias soluciones en el mercado que son operativas y perfectamente viables. Nos centramos en las que usamos y hemos podido probar con suficiente profundidad.

Hemos valorado las soluciones teniendo en cuenta la situación de hacer teletrabajo con urgencia. Hemos considerado:

  • Funcionalidad: ¿necesitas editar y compartir documentos en línea o simplemente necesitas editar documentos?
  • Facilidad de acceso
  • Facilidad de adaptación del usuario anuevos entornos

Si necesitas editar y compartir documentos en la red

Estas tres soluciones están pensadas para compartir los documentos y permitir la edición simultánea: Microsoft Office 365, Google G-Suite e iCloud.

Microsoft Office 365, si tienes Office en la oficina y te quieres sentir como en el trabajo

Microsoft Office 365
Microsoft Office 365

Es la solución por antonomasia. Entre nuestra generación, nadie utiliza una hoja de cálculo, sino un Excel. No conozco muchas personas que hagan un documento de texto en lugar de un Word e incluso nosotros hacemos Powerpoints de esos de Google.

Muchos han utilizado versiones piratas de Microsoft Office. La ventaja actual de Microsoft Office 365: es gratuito con espacio limitado si se utiliza la versión “sólo para web”.

A partir de aquí hay la opción de saltar a versiones de pago. Además de permitir la modalidad web, incluyen también el programa instalable.

Permite editar simultáneamente los documentos compartidos.

Es la mejor opción para empresas con Office y que necesitan estar operativas lo más rápido posible. Si eres usuario de Office, te sentirás como en el trabajo.

Atención, si tienes contratado Office 365 en el trabajo, es muy posible que puedas acceder a los documentos desde fuera con facilidad.

Puedes usarlo desde https://www.office.com/

G-Suite, para los usuarios de Gmail

g-suite o google drive
El menú de aplicaciones de G-suite

La ventaja principal es que cualquier usuario de Gmail tiene acceso a Google Drive. Por eso es muy rápido empezar a utilizarlo.

G-Suite es la herramienta que nosotros usamos internamente para crear nuestros documentos. Con la modalidad de pago. De esta manera podemos utilizar nuestro dominio en las direcciones de correo en lugar de Gmail.

Nos gusta que esté alojado completamente en la nube, además nos permite descargar documentos en el ordenador. Los sincroniza mediante Google File Stream que funciona muy bien.

Se trata de una herramienta que cada día tiene más notoriedad porque casi todo el alumnado la utiliza para hacer sus tareas escolares y trabajos en grupo dado que permite la edición automática de documentos.

Proporciona un servicio de alojamiento de archivos en la nube, el famoso Google Drive, que resulta muy económico para empresas con más de 5 usuarios. Por un coste mensual de menos de 10 € por usuario tienes espacio ilimitado de alojamiento.

Permite la edición de documentos Office de forma nativa. Es bastante cómoda. Ahora bien, la mejor manera de editar un documento de Office es Office.

Nos gusta mucho como se integra con Gmail. Presenta un modelo de seguridad bastante sólido y comprensible basado en unidades compartidas.

Es una alternativa ideal para empresas que empiezan con esta plataforma o no están muy ligadas a su competidora que es Microsoft Office. Es excelente para empresas jóvenes porque todos los estudiantes conocen la plataforma.

Puedes entrar desde https://drive.google.com/

iCloud, la suite online de Mac, pero para todo el mundo

iCloud, suite ofimática para Mac
iCloud, suite ofimática en formato web

Los que somos usuarios de Apple, ya hace días que conocemos el iCloud porque guardamos las fotos o los contactos.

iCloud es una buena solución de ofimática para cualquier tipo de usuario. Permite editar de manera compartida documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo.

No es imprescindible tener un dispositivo Apple. Cuenta con la versión solo web que permite usar el editor de texto (Pages), la hoja de cálculo (Numbers) y las presentaciones (Keynote). Esta versión no tiene ninguna limitación operativa. Únicamente ofrece 1GB de espacio de alojamiento para archivos. Este espacio aumenta hasta 5GB para los propietarios de algún dispositivo Apple.

A partir de 5GB el espacio adicional es de pago. A priori es la solución más competitiva. Pero por sus restricciones, no es una opción para el gran público.

Sin embargo, no se trata de una solución con mucha implantación en nuestro entorno. Nosotros que somos usuarios de Mac, y creemos que es la versión más bonita, no la usamos a pesar de que las exportaciones a Microsoft Office son espectaculares.

Puedes acceder desde https://www.icloud.com.

Si sólo necesitas editar documentos y no tienes licencias

LibreOffice, la suite ofimática en código abierto

LibreOffice la suite ofimática en código abierto
LibreOffice la suite ofimática en código abierto

Seguramente te suene a chino porque hasta hace poco la conocíamos como OpenOffice hasta que Oracle se quedó la marca. Se trata de la solución ofimática en código abierto por excelencia que se puede instalar en cualquier plataforma de ordenador (Linux, Windows y Mac).

Tiene pero dos inconvenientes importantes: requiere estar instalada en el ordenador y, el inconveniente principal, sólo resuelve la parte de edición y no la compartición de ficheros. De manera que hay que complementarlo con alguna solución de almacenamiento de archivos.

A pesar de que tiene capacidad para leer y escribir en los formatos típicos de Microsoft Office, siempre se trata de traducciones y cambios de formatos que, en determinados casos pueden dar algunos problemas de compatibilidad. Cada vez, sin embargo, son menos.

Puedes descargarla gratuitamente desde  https://ca.libreoffice.org/

Archivos