Montserrat gestionaba sus pedidos a través de WooCommerce, pero el proceso de crear manualmente los contactos y las facturas por cada pedido era lento y lleno de inconvenientes. A medida que su negocio crecía, esta carga manual se hizo insostenible. La solución que necesitaba pasaba por integrar WooCommerce con Quipu, su ERP.
La digitalización, a pesar de ser un término tan usado, no deja de ser una realidad para las empresas que quieren seguir avanzando en un mundo cada vez más automatizado. Integrar sistemas y aplicaciones es una necesidad más que una opción, una pieza fundamental para evitar el desgaste de procesos manuales y los inevitables errores humanos.
En DeMomentSomTres, utilizamos Make (antes conocido como Integromat) para conseguir que nuestros clientes automaticen procesos y reduzcan la entrada manual de datos, en un entorno donde la velocidad es crucial. En este artículo, compartiremos cómo conseguimos integrar WooCommerce con Quipu, para automatizar la creación de contactos y facturas, eliminando el desgaste de un proceso manual y aumentando la eficiencia de un cliente que no quiere perder tiempo con tareas repetitivas.
La solución con Make
A través de Make, hemos creado un flujo de trabajo personalizado para Montserrat. El proceso de trabajo se ha definido en los siguientes pasos:
- Recuperar los pedidos: el primer paso ha sido establecer una conexión con WooCommerce para recuperar los pedidos completos. Hemos aplicado filtros para asegurarnos de que solo se recuperen los pedidos y todos sus datos necesarios, evitando duplicados.
- Antes de pasarlas al ERP ha sido necesario utilizar varios módulos para tratar los pedidos, facilitando así la manipulación de los datos.
- Crear o actualizar contactos: a través de Quipu, hemos automatizado la creación y actualización de contactos. Si el contacto ya existe se actualiza en el ERP; si no, se crea un nuevo contacto automáticamente. Esta parte del flujo se ha gestionado mediante filtros en Make, que permiten aplicar condiciones (crear o actualizar) según la situación del contacto.
- Generación de la factura: una vez creado o actualizado el contacto, se genera la factura por el pedido a través de Quipu. Esto permite al cliente automatizar la tarea de facturación, mejorando la velocidad y reduciendo los errores humanos.
- Actualización de WooCommerce: una vez que se genera la factura en Quipu, el flujo retorna a WooCommerce para actualizar el estado del pedido informando del número de factura generado en Quipu, cerrando el proceso de manera completa y automática.
Los beneficios
- Reducción de errores: el flujo automatizado elimina los errores derivados de la manipulación manual de los datos, mejorando la precisión del sistema de gestión.
- Ahorro de tiempo: el tiempo dedicado a tareas manuales se ha reducido considerablemente, lo que permite al cliente enfocarse en actividades más estratégicas, como la gestión comercial y la expansión del negocio.
- Escalabilidad: ahora, con un proceso completamente automatizado, la empresa puede escalar sin necesidad de sumar más recursos humanos para gestionar el aumento de pedidos y facturas.
¿Por qué utilizamos soluciones no-code?
En DeMomentSomTres, creemos firmemente que la tecnología no debe ser un obstáculo para las empresas, sino una herramienta para facilitarnos la vida. Por eso, también trabajamos con soluciones no-code como Make, que nos permiten automatizar flujos de trabajo poderosos sin la necesidad de desarrollo a medida para cada cliente.
Las soluciones no-code nos proporcionan una flexibilidad extrema y nos permiten acelerar la implementación de soluciones, evitando las complicaciones técnicas y los costes asociados con el desarrollo personalizado. Esta metodología no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la respuesta de las empresas ante los cambios, sin que necesiten una infraestructura tecnológica compleja.
Así, como expertos en la creación de soluciones no-code, optimizamos recursos, aceleramos procesos y damos a nuestros clientes herramientas escalables que pueden crecer conjuntamente con su negocio. La tecnología debe ser la herramienta que permita a nuestros clientes centrarse en lo que realmente importa: su negocio.
Si necesitas integrar aplicaciones, automatizar procesos o simplemente quieres agilizar operaciones, contacta con nosotros y te mostraremos cómo hacerlo de manera fácil y eficiente.
