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5 strumenti per fare videoconferenze ed evitare incontri presenziali

da | 11-03-2020 | Non categorizzato

Non andiamo a Milano tutte le volte che lo vorremmo. Né a Seattle né a Bilbao. Perché anche se ci piace davvero viaggiare per il mondo, a volte un incontro di due ore non giustifica un biglietto aereo e delle notti in un hotel. Questo ci ha fornito una grande conoscenza dei principali strumenti di videoconferenza, come quelli che abbiamo già integrati sul cellulare o sul computer, o quelli con un livello di complessità più elevato.

Questi strumenti diventano indispensabili quando le circostanze ci obbligano al telelavoro. Nel caso di riunioni formali, dovremmo assicurarci che prevedano anche le opzioni sulla privacy (soprattutto se si invita un gran numero di partecipanti) e la condivisione dello schermo.

Sebbene sul mercato se ne possano già trovare più di una dozzina di molto validi, ci focalizziamo qui sui cinque strumenti che usiamo maggiormente e di cui abbiamo potuto fare un uso più intenso. Si prega di notare che questo è un post per l’uso quotidiano del telelavoro, non per la registrazione di contenuti video e tutorial. Quella è un’altra storia che racconteremo più in là.

1. Skype, videoconferenza per impostazione predefinita

È forse stato il primo a farsi conoscere internazionalmente, Skype sta alla comunicazione come Kleenex ai fazzoletti di carta.. Per tutti, Skype significa effettuare una videochiamata, qualunque sia il supporto che effettivamente usiamo. Dal 2011 fa parte di Microsoft, il che significa che avremo bisogno di essere utenti delle sue piattaforme (a cui appartiene Outlook e quindi hotmail).

Il vero dramma di Skype è che bisogna scaricarlo e accedervi con il nome utente e la password di Outlook (che alzi la mano chi si ricorda del proprio account hotmail nell’era di Gmail!). Inoltre, trovare la persona che desideri chiamare non è semplice e spesso tutto finisce in una serie di mail o whatsapp che esauriscono il tempo e la pazienza che avevi messo via per la videoconferenza.

Nonostante ciò, dobbiamo dire che funziona abbastanza bene, la qualità è buona anche con una connessione standard e permette riunioni fino a un massimo di 50 utenti alla volta. Insomma, Skype è l’ideale per chi lo conosce da anni e sa sfruttare le sue peculiarità.

Scarica lo strumento a questo link: https://www.skype.com/es/get-skype/

Videochiamata via Skype
Le persone qui appaiono molto simpatiche e sorridenti. Ma ai primi tempi di Skype, quando tutto sembrava fantascientifico e non eravamo consapevoli di ciò che si vedeva sullo schermo, erano uno spettacolo le visioni alle spalle. Ora, per fortuna, la tecnologia consente di sfumare lo sfondo.

2. Hangouts, l’opzione di Google

Come ho già detto, siamo nell’era di Gmail e di Google. Quindi, hanno anche loro un proprio strumento che si integra con la suite Gmail. Comunque sia, in Google ogni cosa può essere pura meraviglia o un gran casino. Propendo, in questo caso, per la seconda opzione. Ogni volta che faccio un Hangouts con qualcuno l’ambiente è stato cambiato e sembra impossibile trovare i pulsanti per la condivisione dello schermo o per aggiungere persone alla riunione… È persino difficile accedervi per la prima volta. Santa pazienza.

Senza dubbio la cosa positiva è che non bisogna scaricarsi un’app specifica ed è collegato a un account Gmail. In questo modo, le riunioni virtuali vengono generate direttamente dalle riunioni in programma nel Google Calendar (che dispongono già di un link predefinito a un Hangout, indipendentemente dal fatto che venga utilizzato o no). Si vede bene su più dispositivi e consente riunioni fino a 10 utenti contemporaneamente.

Se ti sei deciso a usare questo strumento, segui questo link: https://hangouts.google.com/

google-hangouts-videocall
Arrivare a questa schermata è facile, ma passare da qui alle opzioni avanzate di condivisione dello schermo è un’avventura per gente coraggiosa fatta di infinite autorizzazioni da dare al computer.

3. Facetime per i “mac dipendenti”

Questa opzione è già integrata in tutti i dispositivi Apple. È una grande restrizione perché lascia fuori l’intero universo Android e simili, ma è così dall’inizio dei tempi, molto prima ancora di WhatsApp. Non mi capacito del fatto che ci sia gente che ancora ignora l’esistenza di questo strumento e che non lo usa compulsivamente. Per me è indubbiamente l’opzione predefinita per i messaggi e le chiamate se sono in una zona wifi. Inoltre, di solito funziona nei paesi in cui le chiamate WhatsApp sono generalmente limitate. Pertanto, è molto utile al di fuori del roaming UE in caso di una buona connessione wifi. Dimenticatene se non hai copertura.

Consente chiamate di gruppo e la condivisione dello schermo, ma non è per niente facile perché si fa attraverso iMessage. L’altra debolezza che abbiamo riscontrato è che non consente di avere un link di condivisione per accedere direttamente alla riunione. Quindi è uno strumento che funziona alla grande nell’uso quotidiano e spontaneo, ma non per riunioni programmate.

Se possiedi un Mac e / o un iPhone, visita FaceTime da questo link: https://support.apple.com/es-es/HT204380

Videoconferenza FaceTime
FaceTime, solo per la tribù iPhone, è un’ottima soluzione se si desidera sostituire una chiamata vocale con una videochiamata. In molti ci siamo già abituati, come si può notare dall’immagine e dalla naturalezza della comunicazione.

4. Zoom, verso la videoconferenza professionale

A differenza di altre applicazioni di videochiamata cloud, questo strumento è stato progettato per concentrarsi sul campo professionale.. Tanto che bastano solo alcuni minuti per notare che le sue funzionalità non sono paragonabili a quelle delle applicazioni standard di videochiamata. E sì, bisogna scaricare l’app che va benissimo.

Il piano gratuito di Zoom offre più del necessario. Con il piano di base (gratuito) puoi effettuare videochiamate con un massimo di 100 partecipanti, ma avrai un limite di 40 minuti per riunione. E sì, esiste una versione a pagamento, anzi 4 piani a partire da € 13,99 al mese / utente. In questo modo, le riunioni di più di 3 persone possono durare per un tempo illimitato, ma, onestamente, propenderei per riunioni formali di 40 minuti. E c’è la chat di supporto che funziona alla grande anche gratuitamente.

Se hai bisogno di dare un tocco più formale alle tue videoconferenze, accedi a Zoom tramite questo link: https://zoom.us/

Zoom, soluzione di videoconferenza per professionisti
Utilizzando gli strumenti giusti potrai dare un’immagine molto più professionale ai tuoi clienti. A parte questo, Zoom porta con sé un aspetto Hipster stile Palo Alto che tanto ci piace.

5. Jitsi, l’opzione libero professionista

Jitsi è una meraviglia. È facile, intuitivo, non richiede l’identificazione e in più non è necessario scaricare nessuna app!! È così facile entrare e creare una riunione e condividerla con un link che diventa pericoloso perché potresti dimenticare di avere una riunione aperta sul browser… Puoi anche proteggere la riunione con una password in modo che solo coloro che ce l’hanno vi possano accedere.

Non posso che parlarne bene. È gratuito al 100%, in tutte le sue opzioni. C’è anche la possibilità di usarlo con l’app sia sul computer che sui dispositivi mobili. Il problema, perché un problema non manca mai, è che non funziona al massimo quando la velocità di connessione non è garantita.

Accedi con un semplice click e potrai subito creare una riunione: https://meet.jit.si/

Jitsi, l'opzione di videoconferenza professionale gratuita
In questi giorni, costretti a telelavoro, il membri del team dms3 si incontrano su jitsi senza troppe formalità. Poi quando dobbiamo farci belli ed essere più formali, lo facciamo su Jitsi e dove è necessario.

Bonus track: suggerimenti basilari sul comportamento in videoconferenza:

  1. Quando sei stato invitato a una riunione con uno strumento che non conosci, arriva 10 minuti prima per orientarti e dare le autorizzazioni alla videocamera e al microfono. Come se avessi un appuntamento a una riunione fisica in un posto che non conosci. Arriveresti sicuramente lì un po’ prima per cercare parcheggio e capire dove sei, giusto? Bene, fai lo stesso.
  2. Assicurati che, in caso si usino airpod o simili, questi vengano collegati al computer. In caso contrario, rischi che i primi dieci minuti siano una stupida conversazione su se vi sentite o meno.
  3. Cerca un posto tranquillo in casa.. Ti assicuro che il rumore della lavatrice è molto fastidioso al momento di ripassare i preventivi. Perderesti credibilità.
  4. Avverti gli spontanei di evitare un eccesso di spontaneità. Niente passeggiate in mutande nel raggio d’azione della telecamera.
  5. Accendi la telecamera solo quando sei sicuro che ciò che è alle tue spalle è decente.. Se sei a casa, togli lo stendino. A nessuno devono interessare i tuoi indumenti in lattice. Ricorda che alcuni strumenti hanno la possibilità di sfuocare lo sfondo. Usufruiscine ed eviterai problemi.
  6. Al termine, abbandona la riunione.. Assicurati di chiudere l’applicazione e che la videocamera e il microfono siano spenti, chè tutti sappiamo che sono strumenti diabolici.

Per finire, eccovi un esempio perfetto di come porre fine alla credibilità di un grande professionista realizzando una videoconferenza da casa. Lui è il mio eroe. Soprattutto per la riga da una parte e la cravatta indossata per fare questa fine. Bravo.

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